記帳的目的，在於將你的(個人、家庭、事業)的商業行為記錄下來，可以整體、系統的眼光，來了解、分析及管理你的商業行為，那個地方要加強、或是那個地方要減少支出。
本頁在介紹記帳的基本概念:
基礎篇
· 觀念一 記帳是記下"價值交換"的過程
首先，請您了解 - 所有的商業或消費行為都是價值的交換。假設，有一位上班族叫"吳月光"(我每個月都花光)，每月上班薪水為四萬元，則價值交換可以如下數學式表現:
4萬元 = 吳月光的薪資收入 ;
如果他過年發了二個月獎金，則他的收入就是 :
8萬元 = 紅利收入 ;
如果他購買了一部DVD光碟播放機，那價值的交換就是:
DVD Player = NT 4,000.
一般人用"剩餘"的方法記帳，記錄方式會如下:
收入 : 薪資收入 NT 40,000
支出 : DVD NT 4,000
----------------------
結餘 : NT 36,000
如果把你個人或家庭的資產看成是一個財務系統，以及價值交換的觀念，在這系統當中，實際上你擁有的是:
流動資產 - 現金 NT 40,000
固定資產 - DVD NT 4,000
----------------------
資產總值 : 約 NT 40,000
你的總資產不變，但是形式改變了。當然，這當中也會有折舊問題等等，這個式子只是先讓您了解何謂價值的交換。富人能讓自已的家庭、公司財務系統愈交換價值愈高，而一般人或是窮人則價值愈交換愈低。財務報表，正可以透露出您把金錢交換了什麼東西。
· 觀念二 資產=負債+資本+(收入-支出)
我想不管是不是會計背景，一般人應常聽到上述這些名詞，接下來我們以最愛買房子的阿土伯為例，闡述一般所謂的五大會計要素。
阿土伯身上有100萬元，想買房子投資。所以阿土伯的
資本 = 100萬元
但是，那棟房子很漂亮要價500萬，所以阿土伯向銀行借400萬，阿土伯的
負債 = 400萬元
就阿土伯的財務系統來說，他的會計方程式應以如下表示:
資產(房子500萬) = 負債(400萬) + 資本(100萬)
可能有人會問，為什麼借來的錢(負債)是資產呢? 因為借來的錢也是你的錢，只是你必須要還。就像貸款買來的房子是你的。(但當你沒有繳錢的時候，銀行就會來跟你要錢了。)
那又為什麼把負債放前面呢? 因為自已的資本(股權)，借錢給別人的人(債權人)有優先拿回他的貸款的權利。所以如果阿土伯繳不起貸款，房子就會被有抵押權的銀行拍賣掉，因為銀行要拿回他借給阿土伯的本錢。
阿土伯很幸運，把房子租出去後，每個月初蹺著兩郎腿收房租30,000元，再扣掉每月繳給銀行的還款20,000元，每個月還多賺了10,000元。
這下阿土伯的現金(流動資產)多了10,000元要怎麼表示呢?
固定資產(房子500萬) + 流動資產(現金1萬) = 負債(400萬) + 資本(100萬) + 收入(3萬) - 費用(2萬)
或者把"費用"移到"等號"左邊這樣表示:
固定資產(房子500萬) + 流動資產(現金1萬) + 費用(2萬) = 負債(400萬) + 資本(100萬) + 收入(3萬)
可能有人會問，那如果阿土伯還沒把房子租出去已經要繳房貸了怎麼辦? 那阿土伯只好再掏出現金20,000元，加碼他的資本。
固定資產(房子500萬) = 負債(400萬) + 資本(102萬) - 費用(2萬)
或者把"費用"移到"等號"左邊這樣表示:
固定資產(房子500萬) + 費用(2萬) = 負債(400萬) + 資本(102萬)
阿土伯心想，每次記帳式子都那長，我那些大樓管理費、水電費等雜費都還沒記下來呢，有沒有什麼較簡易的方法? 後來他翻了一些會計的書，學會了用"借方=貸方"的方法記帳。而且每次只要記下有增加、變動的部份就好了，這樣就可以節省記帳的時間，待每個月再整理報表就好了。
記得價值交換嗎? 每次都要寫 "=" 和 "+" 實在麻煩，於是有人就簡寫成如下的演變:
1)借方 =貸方
資產 + 費用 = 負債 + 資本 + 收入
2)房子 500 + 現金 1 = 負債 400 + 資本 100 + 收入 3 - 費用 2
3)房子 500 + 現金 1 + 費用 2
= 負債 400 + 資本 100 + 收入 3
4)房子 500 +
現金 1 +
費用 2
= 負債 400
+ 資本 100
+ 收入 3
5)房子 500
現金 1
費用 2
負債 400
資本 100
收入 3
貸方的科目在記帳上都往右移，表示它們是在"="的右邊。
· 觀念三 借方永遠等於貸方(借=貸)
還記得這個公式嗎 ?
資產 + 費用 = 負債 + 資本 + 收入
如果我把正負符號加上去如下:
(+)資產
(+)費用
(+)負債
(+)資本
(+)收入
你會發現每個科目都是正的，所以請你先記住 : 每個科目，金額(數字)增加就會在自已(+)的那邊，金額(數字)減少就會在另外一邊。
再以阿土伯收房租為例，當3萬元房租收入產生時，應記帳如下:
現金 (流動資產) 30,000
房租(收入) 30,000
上一個式子，收入增加了，收入如果增加是放在右邊，也就是貸方。另外，現金(流動資產)也增加了，資產增加是放在左邊，也就是借方。這樣了解了嗎?
接下來阿土伯要付2萬元的房貸，應記帳如下:
利息(費用) 20,000
現金(流動資產) 20,000
上一個式子，費用增加了，費用增加是要放在左邊，也就是借方。另外，由於阿土伯要把現金(流動資產)給銀行，所以阿土伯的現金減少了，由於資產在左邊(借方)是(+)，所以資產減少就要放在右邊，也就是貸方。
你可以再試著記一些個人的帳，例如吳月光每月五號的帳是 :
現金 40,000
收入 40,000
在這個月當中由於吳先生花的食、衣、住、行等生活費用剛剛好，就可以記成:
生活費用 40,000
現金 40,000
生活費用當然是很籠統，為了分別出你的不必要花費，你可以再生活費用下再細分出更多科目，在接下來的文章會教您如何使用本產品製作科目。
而吳月光為了女朋友生日，不小心再用信用卡刷了1萬元買禮物給女朋友，於是就有了信用卡負債:
交際費用 10,000
信用卡(負債)10,000
接下來，我們進入在系統內設定科目，我們是以公司的科目為範例做講解。
當你首次執行這個系統時，第一個視窗是這個系統的主視窗，顯示出這系統的主要功能，每一個功能會詳細解釋，只要跟隨著每一個步驟學習，很快就學懂如何使用這個系統。
第一步、按 [科目表設定] 鈕。
這裡設定你公司的所有會計帳戶，總共分為八個大科目:
(1) 資產: 公司所有的資產，通常再分為固定資產和流動資產，固定資產是一些較不容易轉為現金的資產，例如辦公室設備、機器設備、廠房、土地等，流動資產是一些至少一年內可以轉化為現金的資產，如銀行存款、存貨、股票、債券等。
(2) 負債: 公司需要償還的債務，一年以上的債務就叫長期負債，其他都是流動負債。
(3) 股本(資本): 公司所有的投資金額。(損益亦會加減股本的金額)
這三個科目就結合成資產負債表。
(4) 收入: 公司營業範圍內的收入。
(5) 成本: 公司經營所需要的直接成本。
營業毛利 = 收入 - 成本
(6) 支出: 公司營業所需的費用。
營業利益(或損失) = 營業毛利 - 支出
(7) 其他收入: 營業外收入，公司經營項目以外所賺的收入，例如利息收入、房租收入。
(8) 其他支出: 營業外支出
淨損益 = (營業利益/損失) + (其他收入 - 其他支出)
(4) 至 (8) 科目結合成損益表。
明白這八個科目，使你更容易明白資產負債表和損益表。沒有開始任何記帳的時候，你可以任意設定這些帳戶及帳戶的編號。但每個帳戶編號的第一個數字是固定的。例如資產帳戶的編號必須是由 1 開始，沒有二個帳戶編號是相同。
雖然這個系統沒有限制你設定帳戶的層數(幾個子科目)，但建議你最好設定在四層以內，數字也要連接著，例如:
1000 資產
---> 1100 固定資產
---> 1110 資訊設備
---> 1111 電腦主機
---> 1112 印表機
可以根據貴公司的業務更改這些帳戶和層數，例如要在固定資產加入一個子帳戶，可以先用滑鼠選擇固定資產，然後按 [加入帳戶] 鈕，輸入子帳戶名稱，就可以在固定資產下加多一層子帳戶。
當完成所有帳戶後，你可以按 [儲存] 儲存更改，然後返回主視窗。
第二步、輸入日記帳，記錄您財務系統的交易。
在主目錄按 [建立日記帳] 鈕，開始記錄貴公司的第一筆交易。
借貸記錄很方便，不需動手輸入，操作如下說明:
借方輸入:
假設貴公司剛成立，已為公司開立一個銀行戶頭，第一筆交易就是把所有股東的股資金額存放到這銀行戶口。
當你按[建立日記帳] 鈕後，在新的視窗上方有八個科目，銀行戶頭是在資產那一頁，你可以用滑鼠連續按銀行儲蓄兩下，這個銀行帳戶就會自動加入日記帳裡，可以在摘要的欄位輸入自已的備註，按 [Enter] 鍵，在借項欄裡輸入存款的金額。
貸方輸入:
借方金額打完後，再按 [Enter] 鍵，游標就會跳到下一記帳欄，這時你可以在股本那一頁，用滑鼠連續按這在投資金額帳戶兩下，在貸項欄輸入相對的金額，令總借項和總貸項金額相等，就可以按 [儲存] 鈕儲存這筆記錄。
你所輸入結果如下:
總帳編號: 1
帳戶編號 帳戶名稱 形容 借項 貸項
------------- ------------- ------------ ---------- --------------
1221 銀行儲蓄 首次投資 100,000
3210 投資金額 100,000
這樣銀行儲蓄帳戶就會有100,000的結餘。
下一個交易以公司購買設備為例。你可以用以上方式按科目頁裡的帳戶，但當你熟習這個系統之後，也可以在帳戶編號欄直接輸入帳戶編號。當你輸入第一個數字，科目頁也會自動跳到相對的一頁，令你更容易輸入這個帳戶編號，然後按 [Enter] 鍵輸入以下資料:
總帳編號: 2
帳戶編號 帳戶名稱 摘要 借項 貸項
------------- ------------- ------------ ---------- --------------
1221 銀行儲蓄 80,000
1222 銀行支票 80,000
1222 銀行支票 購買設備 20,000
1111 電腦主機 20,000
以上示範是把兩個交易記錄在一個日記帳裡，首先在將銀行儲蓄轉80,000到銀行支票的帳戶，然後開20,000支票購買電腦設備。
下一個交易記錄示範進貨，也可說購買存貨(在流動資產的科目下，支票金額減少，而存貨金額增加):
總帳編號: 3
帳戶編號 帳戶名稱 摘要 借項 貸項
------------- ------------- ------------ ---------- --------------
1222 銀行支票 40,000
1240 存貨 40,000
當你把貨品銷售後，就會有成本和收入，表示如下:
總帳編號: 4
帳戶編號 帳戶名稱 形容 借項 貸項
------------- ------------- ------------ ---------- --------------
1240 存貨 40,000
5100 貨品成本 40,000
4100 銷售收入 45,000
1222 銀行支票 45,000
月尾要交租了:
總帳編號: 5
帳戶編號 帳戶名稱 摘要 借項 貸項
------------- ------------- ------------ ---------- --------------
1222 銀行支票 10,000
6100 租金 10,000
當你完成以上所有記帳，你可以返回主視窗，查看資產負債表和損益表。
有了這個系統，以後不管在做成本或預算控管、稅額計算等作業就方便得多了。損益表可以幫助您了解公司任可一個時段的收支。而資產負債表則是幫助您了解公司一段時間內的資產和負債狀況。有了這個系統, 你可以隨時掌握您的財務系統，令財務更穩健。